UC03922
Executar as tarefas de gestão da agenda da direção
- Carga horária
- 50 horas
- Pontos de crédito
- 4,5
- Nível de qualificação
- 4
Resultados de aprendizagem
Realizações
- Coordenar as agendas da direção.
- Organizar e atualizar a agenda em tempo real.
- Monitorizar o cumprimento das agendas.
Critérios de desempenho
- Priorizando os compromissos, alinhando-os com os objetivos estratégicos e garantindo o agendamento das atividades mais importantes e urgentes, de acordo com a disponibilidade da direção.
- Otimizando o fluxo de trabalho e a alocação do tempo da direção e procedendo a ajustamentos de acordo com as alterações surgidas e com os objetivos e critérios estabelecidos.
- Garantindo o sigilo e a confidencialidade dos dados, informações e compromissos e o respeito pela privacidade.
- Cumprindo as normas éticas e deontológicas, as orientações superiores e a prioridade institucional.
Conhecimentos
- Objetivo do secretariado de direção.
- Funções de secretariado e apoio à direção.
- Natureza da função e importância.
- Perfil dos profissionais do secretariado e apoio a direção.
- Exigências éticas – sigilo, confidencialidade, discrição e prioridade institucional.
- Fatores deontológicos.
- Técnicas de interação oral e escrita.
- Produtividade da atividade do secretariado.
- Organização do posto de trabalho de secretariado.
- Técnicas individuais de trabalho.
- Organização do trabalho de secretariado.
- Importância de uma agenda.
- Atribuições diárias do secretariado – rotina de trabalho.
- Eficácia profissional e gestão do tempo.
- Acompanhamento e conclusão de tarefas.
- Importância do planeamento das atividades.
- Priorização de tarefas.
- Organização e delegação.
- Gestão do tempo e do stress.
- Agenda – tipos de agenda (manual e eletrónica).
- Seções da agenda.
- Gestão de agendas.
- Agenda da direção – agenda de planeamento e agenda de controlo.
- Regras para o bom uso da agenda.
- Procedimentos de comunicação de alterações de agenda.
- Aplicações de correio eletrónico.
- Aplicações informáticas de agendamento.
- Negociação e resolução de conflitos.
- Tipos e níveis de negociação – participantes na negociação.
- Fases de negociação – preparação, gestão e encerramento.
- Recursos psicológicos na negociação.
- Regras e normas definidas.
Aptidões
- Aplicar técnicas individuais de trabalho.
- Partilhar informação com diferentes interlocutores.
- Registar os compromissos e tarefas da direção.
- Agendar reuniões internas, externas, eventos e outras atividades.
- Identificar e resolver conflitos entre compromissos simultâneos.
- Analisar problemas e tomar decisões.
- Gerir prioridades de atuação.
- Aplicar técnicas de gestão do tempo.
- Utilizar técnicas de elaboração de planos detalhados, diários e semanais.
- Programar a agenda de trabalhos da direção, quer manual quer eletrónica.
- Efetuar atendimento telefónico.
- Reportar informação profissional.
- Aplicar os procedimentos de comunicação de convites, confirmação de presença dos participantes e de interação com todos os interlocutores envolvidos.
- Efetuar reservas de viagens corporativas.
- Preparar materiais de apoio para reuniões e eventos com antecedência.
- Alertar sobre prazos críticos, eventos e reuniões estratégicas.
- Integrar eventos e viagens corporativas e compromissos públicos com a agenda executiva.
- Aplicar técnicas de interação orais e escritas.
- Utilizar ferramentas de aplicações de correio eletrónico.
- Sincronizar a agenda com os dispositivos móveis da direção.
- Aplicar técnicas de tratamento e resolução de conflitos.
- Utilizar aplicações informáticas de agendamento.
- Aplicar as regras e normas definidas.
Atitudes
- Responsabilidade pelas suas ações.
- Autonomia no âmbito das suas funções.
- Cuidado com a imagem e postura profissional.
- Assertividade.
- Escuta ativa.
- Empatia.
- Controlo emocional.
- Autoconfiança.
- Respeito pela diferença.
- Autoconhecimento.
- Sentido crítico.
- Cooperação com a equipa.
- Sentido de organização.
- Orientação para o resultado
- Rigor.
- Respeito pela ética profissional.
- Respeito pelas regras e normas definidas.
Qualificações onde entra
- Técnico/a de Secretariado Executivo (346RA153, nível 4)
O que o dossiê desta unidade te pede
A parte do dossiê técnico-pedagógico que cabe ao formador, para esta unidade:
- o programa ou o plano do módulo, com o objetivo geral e os objetivos específicos;
- um plano de sessão para cada sessão, com introdução, desenvolvimento e conclusão;
- as fichas técnicas das atividades;
- os instrumentos de avaliação, com a proposta de resolução.
No Docendo escolhes a unidade e propomos a divisão em sessões. Depois geramos cada sessão com o plano, as atividades e os instrumentos, e mudas tudo numa estrutura só.
Uma divisão possível em sessões
Com 50 horas, por exemplo:
- 10 sessões de 5 horas
- 13 sessões: 12 de 4 horas e 1 de 2 horas
É só um exemplo: a divisão é tua e da entidade formadora.
As regras que o Docendo verifica
Das 24 regras pedagógicas do Docendo, estas aplicam-se a cada módulo e a cada sessão:
- C1 Objetivos presentes
- C6 Três fases
- C7 Introdução completa
- C8 Desenvolvimento teórico-prático
- C9 Conclusão completa
- C10 Os tempos somam
- C11 Proporção das fases
- C13 Regra dos 30/70
- C15 Três momentos de avaliação
- C16 Comunicação dos resultados
- C17 Avaliação em condições equivalentes
- C18 Recursos declarados
- C19 Prever alternativas
- C20 Conteúdos no desenvolvimento
- C24 Cobertura de domínios
Queres preparar o dossiê desta unidade no Docendo?
Ainda não abrimos. Deixa o teu email e avisamos-te no lançamento.
Fonte: Catálogo Nacional de Qualificações, lido a 31/10/2026.