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UC03923

Assessorar reuniões e sessões de trabalho da direção

Carga horária
25 horas
Pontos de crédito
2,25
Nível de qualificação
4

Resultados de aprendizagem

Realizações

  • Elaborar a agenda, a ordem de trabalhos e a documentação para a reunião ou sessão de trabalho.
  • Organizar as reuniões e sessões de trabalho.
  • Acompanhar a reunião/sessão de trabalho.
  • Elaborar atas e relatórios.

Critérios de desempenho

  • Considerando o tipo de reunião/sessão de trabalho, as orientações estabelecidas na organização e o orçamento.
  • Agendando, convocando os participantes e garantindo as necessidades logísticas da reunião/sessão de trabalho.
  • Assegurando a discrição, sigilo e confidencialidade relativamente a temas estratégicos e sensíveis e uma postura profissional e relacional diplomática na interação com diferentes perfis e níveis hierárquicos.
  • Registando a síntese dos assuntos abordados e das decisões tomadas, de acordo com as normas e regras estabelecidas.
  • Redigindo a ata/síntese da reunião/sessão de trabalho, de forma sintetizada, clara, objetiva e concisa e procedendo à sua tramitação, de acordo com as normas estabelecidas.

Conhecimentos

  • Tipo de reuniões alargadas – conferência, reuniões formais e informais, seminário, simpósio, workshop.
  • Regras do protocolo empresarial/institucional no apoio a reuniões.
  • Técnicas de redação de agenda de reuniões.
  • Preparação da reunião de trabalho – lista de tarefas, controlo de tarefas, convocatória, lista de participantes, recolha de documentação, dossier dos participantes, acolhimento, controlo de entradas.
  • Tarefas do secretariado nos diferentes tipos de reunião –registo de notas, regras, sistematização, atas, conceitos, importância, particularidades, técnicas de elaboração, terminologia.
  • Logística das reuniões – sala, equipamentos, meios audiovisuais, videoconferência, restauração, entre outros.
  • Procedimentos inerentes à reserva de salas.
  • Tramitação da documentação inerente às reuniões.
  • Acompanhamento e follow-up das decisões tomadas – prazos, encaminhamentos e responsáveis definidos.
  • Sistemas de gestão de decisões, reuniões e tarefas.
  • Regras e normas definidas.

Aptidões

  • Preparar a documentação necessária para diferentes tipos de reuniões.
  • Preparar as agendas das reuniões.
  • Efetuar orçamentos de reuniões.
  • Reservar e preparar a sala de reuniões.
  • Preparar a comunicação escrita para publicar em meios de comunicação social.
  • Disponibilizar os materiais de apoio com antecedência.
  • Gerir pressões, conflitos e urgências.
  • Observar os detalhes, pontos-chave e nuances durante a reunião.
  • Aplicar técnicas de comunicação assertiva na transmissão de informações entre os participantes e a direção.
  • Aplicar as técnicas do protocolo.
  • Acolher os participantes na reunião.
  • Aplicar técnicas para tomar notas na reunião.
  • Aplicar técnicas de redação de atas.
  • Controlar o tempo das reuniões conforme a agenda prevista e priorização dos tópicos.
  • Atualizar sistemas de gestão decisões, reuniões e tarefas.
  • Aplicar as regras e normas definidas.

Atitudes

  • Responsabilidade pelas suas ações.
  • Autonomia no âmbito das suas funções.
  • Cuidado com a apresentação pessoal e postura profissional.
  • Empatia.
  • Respeito pelo outro.
  • Escuta ativa.
  • Assertividade na comunicação.
  • Autocontrolo e autorregulação.
  • Controlo emocional.
  • Flexibilidade e adaptabilidade.
  • Respeito pelos princípios éticos e deontológicos.
  • Respeito pelas regras e normas definidas.

Qualificações onde entra

O que o dossiê desta unidade te pede

A parte do dossiê técnico-pedagógico que cabe ao formador, para esta unidade:

  • o programa ou o plano do módulo, com o objetivo geral e os objetivos específicos;
  • um plano de sessão para cada sessão, com introdução, desenvolvimento e conclusão;
  • as fichas técnicas das atividades;
  • os instrumentos de avaliação, com a proposta de resolução.

No Docendo escolhes a unidade e propomos a divisão em sessões. Depois geramos cada sessão com o plano, as atividades e os instrumentos, e mudas tudo numa estrutura só.

Uma divisão possível em sessões

Com 25 horas, por exemplo:

  • 5 sessões de 5 horas
  • 6 sessões: 5 de 4 horas e 1 de 5 horas

É só um exemplo: a divisão é tua e da entidade formadora.

As regras que o Docendo verifica

Das 24 regras pedagógicas do Docendo, estas aplicam-se a cada módulo e a cada sessão:

  • C1 Objetivos presentes
  • C6 Três fases
  • C7 Introdução completa
  • C8 Desenvolvimento teórico-prático
  • C9 Conclusão completa
  • C10 Os tempos somam
  • C11 Proporção das fases
  • C13 Regra dos 30/70
  • C15 Três momentos de avaliação
  • C16 Comunicação dos resultados
  • C17 Avaliação em condições equivalentes
  • C18 Recursos declarados
  • C19 Prever alternativas
  • C20 Conteúdos no desenvolvimento
  • C24 Cobertura de domínios

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Fonte: Catálogo Nacional de Qualificações, lido a 31/10/2026.