UC03933
Gerir documentação e correspondência
- Carga horária
- 25 horas
- Pontos de crédito
- 2,25
- Nível de qualificação
- 4
Resultados de aprendizagem
Realizações
- Administrar os diferentes tipos de documentos existentes na organização.
- Tratar, arquivar e expedir correspondência.
- Monitorizar o circuito documental.
Critérios de desempenho
- Assegurando os princípios de segurança, qualidade e sustentabilidade na gestão documental.
- Garantindo a conformidade das normas internas do tratamento do correio recebido e do expedido.
- Cumprindo as regras documentais no âmbito da empresa ou organização e de acordo com a legislação.
Conhecimentos
- Gestão documental no suporte à direção –prazos críticos, protocolo organizacional, organização da agenda documental (respostas, solicitações, comunicações e apresentações externas, entre outras), rastreabilidade e controlo de acesso aos documentos.
- Classificação e indexação de documentos.
- Fluxo de documentos – mapeamento do ciclo do documento (criação, tramitação, arquivamento).
- Gestão documental e arquivo – classificação, codificação, indexação e arquivo dos documentos,
- Ciclo de vida dos documentos – produção, uso, arquivamento, eliminação ou guarda.
- Sistemas e softwares de gestão documental e gestão digital de arquivo.
- Armazenamento digital, organização e recuperação de documentos eletrónicos.
- Segurança e proteção de documentos digitais.
- Classificação e tramitação de documentos conforme o grau de sigilo.
- Gestão de versões e controlo de revisões.
- Arquivo e eliminação de documentos.
- Legislação e regulamentações relacionadas à retenção de documentos.
- Gestão documental sustentável.
- Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
- Controlo da qualidade.
Aptidões
- Identificar os processos e fluxos de documentos dentro de uma organização, desde a criação até o arquivamento.
- Rececionar e identificar os documentos internos e externos.
- Registar e encaminhar a correspondência recebida e expedida.
- Digitalizar, organizar as versões e distribuir os documentos.
- Aplicar técnicas de arquivamento físico e digital.
- Partilhar documentos e promover o recurso de formatos eletrónicos.
- Aplicar as normas de gestão documental e arquivo padronizadas na organização.
- Aplicar as normas de gestão de proteção de dados.
- Aplicar as regras e normas definidas.
- Aplicar as normas da qualidade.
Atitudes
- Responsabilidade pelas suas ações.
- Autonomia no âmbito das suas funções.
- Iniciativa.
- Sentido crítico.
- Sentido de organização.
- Cooperação com a equipa.
- Empenho e persistência na resolução de problemas.
- Disponibilidade para aprender.
- Respeito pela legislação em vigor.
- Respeito pelas normas de qualidade.
Qualificações onde entra
- Técnico/a de Secretariado Executivo (346RA153, nível 4)
O que o dossiê desta unidade te pede
A parte do dossiê técnico-pedagógico que cabe ao formador, para esta unidade:
- o programa ou o plano do módulo, com o objetivo geral e os objetivos específicos;
- um plano de sessão para cada sessão, com introdução, desenvolvimento e conclusão;
- as fichas técnicas das atividades;
- os instrumentos de avaliação, com a proposta de resolução.
No Docendo escolhes a unidade e propomos a divisão em sessões. Depois geramos cada sessão com o plano, as atividades e os instrumentos, e mudas tudo numa estrutura só.
Uma divisão possível em sessões
Com 25 horas, por exemplo:
- 5 sessões de 5 horas
- 6 sessões: 5 de 4 horas e 1 de 5 horas
É só um exemplo: a divisão é tua e da entidade formadora.
As regras que o Docendo verifica
Das 24 regras pedagógicas do Docendo, estas aplicam-se a cada módulo e a cada sessão:
- C1 Objetivos presentes
- C6 Três fases
- C7 Introdução completa
- C8 Desenvolvimento teórico-prático
- C9 Conclusão completa
- C10 Os tempos somam
- C11 Proporção das fases
- C13 Regra dos 30/70
- C15 Três momentos de avaliação
- C16 Comunicação dos resultados
- C17 Avaliação em condições equivalentes
- C18 Recursos declarados
- C19 Prever alternativas
- C20 Conteúdos no desenvolvimento
- C24 Cobertura de domínios
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Fonte: Catálogo Nacional de Qualificações, lido a 31/10/2026.